Учёт рабочих подписок

Сверьте используемые сервисы со счетами и письмами о продлении. Добавьте пробные периоды: по ним ещё нет списаний, но уже может быть назначена дата первой оплаты.

У каждой записи должен быть один ответственный. «Вся команда» описывает пользователей сервиса, но не указывает, кто проверит его продление.

• Название сервиса и ссылка на управление подпиской.
• Проект, ответственный и его замена на время отсутствия.
• Следующая дата оплаты, период, сумма и валюта.
• Название карты и последние четыре цифры.

Стоимость может зависеть от числа пользователей или объёма потребления. Если переносите сумму из прошлого счёта, укажите его период. До появления нового счёта пометьте сумму как требующую проверки.

Пример: «Продление 15 октября, сумма зависит от числа пользователей». Дату и тариф берите из кабинета сервиса, а не из старой переписки.

Выберите день для проверки ближайших продлений, например понедельник. Уточните у ответственных, нужен ли сервис и не изменился ли тариф. Решение об отмене закрепите за конкретным человеком.

Подписку отменяют в самом сервисе. Сохраните подтверждение рядом с записью: отметка «отменено» в таблице не останавливает списания.

При замене карты обновите способ оплаты в сервисе и последние цифры в списке. Если задачи принимает другой коллега, пройдите вместе ближайшее продление и открытые вопросы.

Новые сервисы добавляйте при подключении, включая бесплатные пробные периоды. Так первая платная подписка не появится в учёте только после списания.